Wie man digitale Kommunikationsmittel optimal nutzt, um das Potenzial von Mitarbeitern zu fördern.

Besondere Umstände erfordern besondere Maßnahmen. Vor allem in der Krise müssen neue Wege entdeckt werden. Zur Zeit gibt es viele Mitarbeiter, die nicht mehr wie gewohnt am Morgen in das Büro fahren können, um ihre Aufgaben zu erledigen. Geschäftsreisende sind durch gestrichene Flüge oder Bahnreisen nicht mehr in der Lage Kunden vor Ort zu treffen und auch der Weg mit dem Auto zur Arbeit ist an Ländergrenzen zunehmend durch Kontrollen versperrt. 

Unternehmen, die auch schon vor der Corona-Krise auf Digitalisierung und innovative Kommunikationsmittel wie Instant-Messaging und Remote-Access-Dienste gesetzt haben, sind nun anderen Unternehmern einen Schritt voraus. Sie können jetzt aus den bereits geschaffenen Grundlagen Vorteile generieren, in dem Sie Kommunikationswege für das Homeoffice deutlicher strukturieren und optimieren, umso gleichzeitig auch das Potenzial der Mitarbeiter und der Unternehmenskultur noch weiter zu fördern. Viele verwenden geeignete Tools bereits, und das Homeoffice ist die perfekte Gelegenheit, um die Interaktion auf diesen Ebenen zu verbessern.

„Führung ist nur noch legitim, wenn sie die Selbstführung der ihr anvertrauten Mitarbeiter zum Ziel hat.“ Götz Werner

Diese Grundaussage von dm-Gründer Götz Werner aus einem Vorwort des Buches “Out of Office: Warum wir die Arbeit neu erfinden müssen” trifft den Nagel auf den Kopf. Denn durch die effektive Nutzung von Instant-Messaging-Services wie Rocket.Chat, Slack, Jitsi oder Zoom und Remote-Access-Dienste (insbesondere VPN`s) wird für viele Mitarbeiter ein selbstbestimmter Arbeitsplatz geschaffen, der von überall genutzt werden kann und damit neue Möglichkeiten eröffnet. Mitarbeiter arbeiten selbstverantwortlich und können Ihren Arbeitsalltag so individuell und besser optimieren. 

Jedoch sollte dabei nicht die Anwesenheitskontrolle im Vordergrund einer effizienten Führung stehen, sondern die Ermittlung der Potenziale, die so ein neu gestalteter Arbeitsplatz mit sich bringt. Mitunter arbeiten Mitarbeiter noch strukturierter als im Großraumbüro an ihrem aktuellen Projekt, nutzen neu gewonnene Kenntnisse zur schnelleren Lösungsfindung und kommunizieren detaillierter und empathischer. Gerade in Krisenzeiten bringen Struktur und Einfallsreichtum absolute wirtschaftliche Vorteile, die jedes Unternehmen braucht um langfristig wettbewerbsfähig und erfolgreich zu bleiben. Das unternehmensweite Vertrauen in die Selbstführung und Führung durch Vorbild fördert ganz im Sinne des „Manifests für menschliche Führung“ Talente und Potenziale der Mitarbeiter optimal und stärkt zugleich die Bindung an das eigene Unternehmen.

Zeit und Geld sparen durch Methoden und Tools, die Arbeitsprozesse optimieren!

Ein virtuelles Büro ersetzt natürlich nicht den Aufbau von persönlichen Bindungen unter den Mitarbeitern, dennoch schließt sich dies nicht aus und es sind darüber hinaus auch Vorzüge erkennbar. In zahlreichen Tools werden Features geboten, die eine effektive und kollaborative Umsetzung zu erledigender Aufgaben leichter machen. Präsentationen, Vorträge, ganze Onlinekurse, Meetings und Kundengespräche können von jedem Ort der Welt und zu jeder Zeit über das Internet nahezu durchgehend stabil durchgeführt werden. Für jeden Einzelnen gibt es im Hintergrund immer die Möglichkeit, sich selbst zu organisieren, um gemeinsame und individuelle Ziele nicht aus den Augen zu verlieren, aber auch Möglichkeiten für den informellen Austausch an virtuellen Kaffeemaschinen durch eigens dafür eingerichtete Chat-Kanäle oder Video-Call-Termine. 

Wer seine Kommunikationsmittel und Kommunikationswege strukturiert, profitiert von zeitnaher und fristgerechter Auftragsabwicklung und das trotz selbstbestimmter Arbeitszeiten. Im virtuellen Büro sind Ablenkungen durch andere Kollegen und unvorhergesehene Umstände eher selten und so lässt sich die Arbeitsplanung im Normalfall auch präzise einhalten. Die Nutzung oder Reaktivierung der RACI-Matrix für Projekte und Abteilungen, die Etablierung klarer Prozesse und die gemeinsame Vereinbarung von Kommunikationsregeln können hierbei weiter unterstützen.

Remote first / asynchron first!

Eine vertrauensvolle Unternehmenskultur senkt die Hürden, sich nicht nur auf private Nachrichten oder private Kanäle zu beschränken, sondern offen und direkt im Team oder – soweit dies im Kontext der Informationssicherheit möglich ist – darüber hinaus zu kommunizieren. Gerade bei synchronen Kommunikationskanälen, sollte dabei jedoch stets der Respekt vor der Zeit des Anderen und die Frage “Ist es dringend?” handlungsleitend sein. Zeit für fokussiertes und ablenkungsfreies Arbeiten bedingt, dass in Chats keine unmittelbaren Antworten erwartet werden sollten. 

Auch ist es jetzt die Zeit, alle Möglichkeiten auszuloten, die mit asynchroner Kommunikation verbunden sind. Nicht nur Mitarbeiter, die Kinder im Homeoffice betreuen, werden das zu schätzen wissen. Ein erster Schritt kann die Reflektion der nun überaus zahlreichen Videokonferenzen sein und das Persistieren der darin gefundenen Ergebnisstände. Vielfach können die daraus resultierenden Ergebnisse auch durch asynchrone Kommunikation erarbeitet werden. Insbesondere Software-Entwickler und IT-Projektleiter sind hier schon viele Jahre hervorzuhebende Erfolgsbeispiele, indem sie die professionelle Nutzung von Jira, Confluence, Trello, GitHub und Ticketing-Systemen verinnerlicht haben und so beständig parallel zum selbstbestimmten Austausch gleichzeitig auch dokumentieren, woran gearbeitet wird, und den Verlauf der Entscheidungen, die in die Projektarbeit eingeflossen sind, nachhaltig sichern. Einer der wichtigsten Aspekte in diesem Kontext sind dabei Rückfragen. Denn nur durch Fragen können Räume entstehen, die eine lösungsorientierte asynchrone Zusammenarbeit befördern, anstatt durch absolute Aussagen jede Konversation vorzeitig zu beenden.

Fazit:

Wenn Unternehmen das Homeoffice ihrer Mitarbeiter so gestalten (lassen), dass die virtuellen Services nicht als Kontrolleinheit fungieren, sondern die Entfaltung der Potenziale ihrer Mitarbeiter noch weiter unterstützen, werden diese zukunftsorientiert von innovativen digitalen Möglichkeiten profitieren. Die COVID-19 Krise zeigt bereits jetzt, dass der virenfreie virtuelle Wirtschaftsraum eine stabile Einnahmequelle ist und effizient funktionierende Kommunikationswege bereithält, die das Arbeiten erleichtern und weiterhin Chancen bieten.

Die fünf teilige Serie „Remote-Arbeit in der tarent – Unsere Best Practices in der Corona-Krise“ geht auf ebenfalls hervorzuhebende Aspekte näher ein.

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